Informovanosť zakazník

Informovanosť pre ZÁKAZNÍKOV podľa čl. 13 a 14 nariadenia GDPR

V súlade s čl. 13 a 14 nariadenia GDPR a na základe príslušného ustanovenia Zásad spracovania a ochrany osobných údajov (https://www.aspena.sk/Ochrana‑sukromia/) spoločnosť Aspena, s.r.o., IČO: 358 45 040, so sídlom Bratislava, Trnavská cesta 5, PSČ 831 04, zapísanej v Obchodnom registri vedenom Okresným súdom Bratislava I, oddiel Sro, vložka číslo 27496/B, ako správca osobných údajov (ďalej „Spoločnosť“), informuje Zákazníkov Spoločnosti o spracovaní osobných údajov:

1.   Názov a kontaktné údaje Spoločnosti

Aspena, s.r.o., IČO: 358 45 040, so sídlom Bratislava, Trnavská cesta 5, PSČ 831 04, e‑mail:gdpr@aspena.sk.

2.   Osoba poverená ochranou osobných údajov

Spoločnosť nie je povinná mať osobu poverenú ochranou osobných údajov.

3.   Účely a právny základ spracovania osobných údajov

• Za Zákazníka Spoločnosti je na účely spracovania osobných údajov podľa nariadenia GDPR považovaná fyzická osoba, ktorá:

           a)   poskytuje Spoločnosti svoje osobné údaje na účel využitia služieb Spoločnosti,

           b)   je oprávnená konať v mene právnickej osoby Zákazníka na účel využitia služieb Spoločnosti a na tento účel poskytuje Spoločnosti svoje osobné údaje.

• Spoločnosť získava osobné údaje o Zákazníkovi nasledovnými spôsobmi:
• priamo od Zákazníka prostredníctvom objednávky formou e‑mailu alebo formulára na internetových stránkach Spoločnosti, ďalej tiež pri osobnej návšteve prevádzkarne Spoločnosti alebo pri osobnom stretnutí so Zákazníkom,
• z verejne dostupných evidencií (napr. obchodný register, register živnostenského podnikania a pod.), príp. sociálnych sietí s tým, že v tomto prípade je Zákazník požiadaný o súhlas so spracovaním osobných údajov.

• Získané osobné údaje Zákazníka Spoločnosť spracúva automatizovane aj manuálne.
• Osobné údaje Zákazníka spracúva Spoločnosť v súlade s nariadením GDPR na nasledujúce účely, pričom postupuje na základe a v rámci nižšie uvedených právnych titulov na spracovanie osobných údajov:

• realizácia predzmluvných dohovorov, resp. vykonanie opatrení prijatých pred uzavretím zmluvy na žiadosť Zákazníka – v prípade, že nadviazanie právneho vzťahu so Spoločnosťou iniciuje Zákazník (právny titul podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia GDPR),
• súhlas Zákazníka so spracovaním osobných údajov – v prípade, že nadviazanie právneho vzťahu so Zákazníkom iniciuje Spoločnosť, je pre spracovanie osobných údajov Zákazníka v priebehu predzmluvnej fázy vyžiadaný predchádzajúci súhlas (právny titul podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) nariadenia GDPR),
• plnenie zmluvy,, ktorej zmluvnou stranou je Zákazník – najmä identifikácia a kontaktovanie Zákazníka, podmienky plnenia zmluvy, informácie nutné pre zmenu obsahu zmluvy, práva a povinnosti zo zodpovednosti za chyby (právny titul podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia GDPR),
• plnenie právnych povinností vzťahujúcich sa na Spoločnosť, ktorá je účtovnou jednotkou a daňovým subjektom, a z tohto dôvodu uchováva dokumenty a účtovné doklady, ktoré môžu obsahovať osobné údaje Zákazníka; ďalej tiež plnenie právnych povinností Spoločnosti v rámci zodpovednosti za chyby (čl. 6 písm. c) nariadenia GDPR),
• naplnenie oprávnených záujmov Spoločnosti – najmä súdne či mimosúdne vymáhanie pohľadávok za Zákazníkom, zasielanie newsletteru Zákazníkovi, zdokonaľovanie poskytovaných služieb, rozvoj podnikateľskej činnosti, spracovanie štatistík predaja zo strany Spoločnosti (čl. 6 písm. f) nariadenia GDPR).

4.   Kategórie a zdroj dotknutých osobných údajov, ak nie sú získané priamo od Zákazníka

• Spoločnosť získava osobné údaje Zákazníkov buď priamo od Zákazníka, alebo z verejne dostupných zdrojov (obchodný register, register živnostenského podnikania a ďalšie verejné evidencie), tiež využíva Zákazníkom dobrovoľne zverejnené informácie na sociálnych sieťach.
• Ak nie sú osobné údaje získané priamo od Zákazníka, Spoločnosť týmto v súlade s nariadením GDPR oznamuje, že o Zákazníkovi bude spracúvať nasledujúce osobné údaje: identifikačné a kontaktné údaje v rozsahu meno, priezvisko, adresa, e‑mailová adresa, telefónne číslo, IČO, DIČ a ďalej prevádzkové údaje (napr. platobné údaje, údaje získané plnením zmluvy).
• Spoločnosť spracúva osobitné osobné údaje Zákazníka len vtedy, ak sú predmetom zákazky. V tomto prípade je Spoločnosť v postavení spracovateľa osobných údajov pre Zákazníka (napr. ak sú súčasťou prekladaného dokumentu informácie o zdravotnom stave).

5.   Oprávnené záujmy Spoločnosti

Spoločnosť využíva najmä nasledujúce oprávnené záujmy v oblasti spracovania osobných údajov:

• marketing – zasielanie newsletteru Zákazníkovi zavedenému do IS Spoločnosti na účel udržania a zvýšenia informovanosti o službách Spoločnosti,
• vymáhanie pohľadávok – súdne či mimosúdne vymáhanie prípadných pohľadávok za Zákazníkom,
• zdokonaľovanie poskytovaných služieb a rozvoj podnikateľskej činnosti, štatistiky predaja a pod. – spoločnosť sa neustále snaží na základe vlastnej iniciatívy aj podnetov od Zákazníka vylepšovať poskytované služby, a to pri zachovaní čo najmenšej miery zásahov do práv na ochranu osobných údajov jednotlivcov.

6.   Príjemcovia osobných údajov

Spoločnosť si vyhradzuje právo sprístupniť osobné údaje Zákazníka zamestnancom Spoločnosti, ak je to nevyhnutné pre plnenie ich pracovných povinností, a ďalej spracovateľom, s ktorými má Spoločnosť uzavretú zmluvu o spracovaní osobných údajov (napr. pre účtovné, IT a marketingové služby), a prípadne ďalším osobám a inštitúciám v súlade s právnymi predpismi, najmä štátnym orgánom a iným orgánom verejnej správy na základe zákonnej povinnosti poskytnúť osobné údaje.
Ak sa vyskytujú osobné údaje Zákazníka alebo tretích osôb v predmete zákazky (napr. v prekladanom dokumente), má Spoločnosť postavenie spracovateľa týchto osobných údajov a s osobnými údajmi nakladá výhradne podľa pokynov Zákazníka upravených v zmluve so Zákazníkom. Pre tieto prípady si Spoločnosť vyhradzuje právo postúpiť osobné údaje obsiahnuté v predmete zákazky ďalšiemu spracovateľovi pri zachovaní zabezpečenia týchto osobných údajov.

7.   Odovzdanie osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii

Spoločnosť nemá v úmysle odovzdávať osobné údaje do tretej krajiny mimo EÚ alebo medzinárodnej organizácii.

8.   Doba uloženia osobných údajov

Osobné údaje Zákazníka budú Spoločnosťou uchované po dobu trvania zmluvy so Zákazníkom alebo po dobu 10 rokov od zavedenia osobných údajov Zákazníka do IS Spoločnosti. Po ukončení trvania zmluvy so Zákazníkom budú osobné údaje Zákazníka ďalej uchovávané pre splnenie právnych povinností podľa príslušných zákonov (najmä v oblasti účtovnej a daňovej) a súčasne po dobu 10 rokov od realizácie poslednej zákazky z titulu vyššie uvedených oprávnených záujmov Spoločnosti.

9.   Práva Zákazníka k spracúvaných osobným údajom

Zákazník môže u Spoločnosti uplatniť nasledujúce práva vo vzťahu k svojim osobným údajom, a to formou e‑mailu na adresu gdpr@aspena.sk:

• právo na prístup k osobným údajom,
• právo na opravu,
• právo na výmaz,
• právo na obmedzenie spracovania po určitú dobu,
• právo na prenositeľnosť,
• právo vzniesť námietku proti spracovaniu z dôvodu oprávneného záujmu.

10.   Právo odvolať súhlas

Ak je spracovanie osobných údajov založené na súhlase, môže Zákazník tento súhlas kedykoľvek odvolať e‑mailom na adresu gdpr@aspena.sk.

11.   Právo podať sťažnosť

Zákazník má právo podať sťažnosť na Úrade pre ochranu osobných údajov, ak sa domnieva, že spracovaním jeho osobných údajov došlo k porušeniu nariadenia GDPR.

12.   Zákonná/zmluvná požiadavka poskytnúť osobné údaje

Poskytnutie osobných údajov Zákazníka je primárne zmluvnou požiadavkou. Dôsledkom neposkytnutia osobných údajov Zákazníkom je neuzavretie zmluvy.

13.   Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania

Osobné údaje Zákazníka nie sú predmetom automatizovaného rozhodovania ani profilovania