Informovanosť pre zákazníkov podľa čl. 13 a 14 nariadenia GDPR
V súlade s čl. 13 a 14 nariadenia GDPR a na základe príslušného ustanovenia Zásad spracovania a ochrany osobných údajov (https://www.aspena.sk/ochrana‑osobnych‑udajov/) spoločnosť Aspena, s.r.o., IČO: 607 51 185, so sídlom Brno, Veveří, Gorkého 64/15, PSČ 602 00, zapísaná v obchodnom registri pod sp. zn. C 19243, vedenom Krajským súdom v Brne, ako prevádzkovateľ osobných údajov (ďalej len „Spoločnosť“), informuje Zákazníkov Spoločnosti o spracúvaní osobných údajov:
1. Názov a kontaktné údaje Spoločnosti
Aspena, s.r.o., IČO: 607 51 185, so sídlom Brno, Veveří, Gorkého 64/15, PSČ 602 00, e‑mail: gdpr@aspena.cz.
2. Zodpovedná osoba pre ochranu údajov
Spoločnosť nie je povinná mať zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov.
3. Účely a právny základ spracovania osobných údajov
- Na účely spracovania osobných údajov podľa nariadenia GDPR sa za Zákazníka Spoločnosti považuje fyzická osoba, ktorá:
a) poskytuje Spoločnosti svoje osobné údaje na účely využívania služieb Spoločnosti,
b) je oprávnený konať v mene právnickej osoby Zákazníka na účely využívania služieb Spoločnosti a na tento účel poskytuje Spoločnosti svoje osobné údaje.
- Spoločnosť získava osobné údaje o Zákazníkovi týmito spôsobmi:
- priamo od Zákazníka prostredníctvom objednávky formou e‑mailu alebo formulára na internetových stránkach Spoločnosti, ako aj počas osobnej návštevy prevádzky Spoločnosti alebo pri osobnom stretnutí so Zákazníkom,
- z verejne dostupných evidencií (napr. obchodný register, register živnostenského podnikania a pod.), popr. sociálnych sietí s tým, že v tomto prípade je Zákazník požiadaný o súhlas so spracovaním osobných údajov.
- Spoločnosť spracúva zhromaždené osobné údaje Zákazníka automatizovane aj manuálne.
- Spoločnosť spracúva osobné údaje Zákazníka v súlade s nariadením GDPR na nasledujúce účely, pričom postupuje na základe a v rámci právnych titulov na spracúvanie osobných údajov uvedených nižšie:
- realizácia predzmluvných ustanovení, resp. vykonanie opatrení prijatých pred uzavretím zmluvy na žiadosť Zákazníka – v prípade, že nadviazanie právneho vzťahu so Spoločnosťou iniciuje Zákazník (právny titul podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia GDPR),
- súhlas Zákazníka so spracovaním osobných údajov – v prípade, že nadviazanie právneho vzťahu so Zákazníkom iniciuje Spoločnosť, vyžaduje sa pre spracovanie osobných údajov Zákazníka v predzmluvnej fáze predchádzajúci súhlas (právny titul podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) nariadenia GDPR),
- plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je Zákazník – najmä identifikácia a kontaktovanie Zákazníka, podmienky plnenia zmluvy, informácie potrebné na zmenu obsahu zmluvy, práva a povinnosti zo zodpovednosti za chyby (právny titul podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia GDPR),
- plnenie právnych povinností vzťahujúcich sa na Spoločnosť, ktorá je účtovnou jednotkou a daňovým subjektom a z tohto dôvodu uchováva dokumenty a účtovné doklady, ktoré môžu obsahovať osobné údaje Zákazníka; ďalej aj plnenie právnych povinností Spoločnosti vyplývajúcich v rámci zodpovednosti za chyby (čl. 6 písm. c) nariadenia GDPR),
- naplnenie oprávnených záujmov Spoločnosti – najmä súdne alebo mimosúdne vymáhanie pohľadávok voči Zákazníkovi, zasielanie newslettera Zákazníkovi, zdokonaľovanie poskytovaných služieb, rozvoj podnikateľskej činnosti, spracovanie štatistík predaja zo strany Spoločnosti (čl. 6 písm. f) nariadenia GDPR).
4. Kategória a zdroj dotknutých osobných údajov, ak neboli získané priamo od Zákazníka
- Spoločnosť získava osobné údaje Zákazníkov buď priamo od zákazníka, alebo z verejne dostupných zdrojov (obchodný register, register živnostenského podnikania a ďalšie verejné registre), takisto využíva aj informácie dobrovoľne zverejnené Zákazníkom na sociálnych sieťach.
- Ak osobné údaje nie sú získané priamo od Zákazníka, Spoločnosť týmto oznamuje v súlade s nariadením GDPR, že o Zákazníkovi bude spracúvať tieto osobné údaje: identifikačné a kontaktné údaje v rozsahu: meno, priezvisko, adresa, e‑mailová adresa, telefónne číslo, IČO, DIČ a prevádzkové údaje (napr. platobné údaje, údaje získané pri plnení zmluvy).
- Spoločnosť spracúva osobitné osobné údaje Zákazníka len vtedy, ak sú predmetom zákazky. V tomto prípade je Spoločnosť v pozícii sprostredkovateľa osobných údajov pre Zákazníka (napr. ak sú súčasťou prekladaného dokumentu informácie o zdravotnom stave).
5. Oprávnené záujmy Spoločnosti
Spoločnosť pri spracúvaní osobných údajov využíva najmä tieto oprávnené záujmy:
- marketing – zasielanie newslettera Zákazníkovi, ktorý je zavedený do IS Spoločnosti, s cieľom udržania a zvýšenia informovanosti o službách Spoločnosti,
- vymáhanie pohľadávok – súdne alebo mimosúdne vymáhanie akýchkoľvek pohľadávok voči Zákazníkovi,
- zdokonaľovanie poskytovaných služieb a rozvoja podnikateľskej činnosti, štatistiky predaja a pod. – spoločnosť sa neustále snaží zlepšovať poskytované služby z vlastnej iniciatívy a na základe podnetov od Zákazníka, pričom zachováva čo najmenší zásah do práv na ochranu osobných údajov jednotlivcov.
6. Príjemcovia osobných údajov
Spoločnosť si vyhradzuje právo sprístupniť osobné údaje Zákazníka zamestnancom Spoločnosti, ak je to potrebné na plnenie ich pracovných povinností, a ďalej sprostredkovateľom, s ktorými má Spoločnosť uzatvorenú zmluvu o spracúvaní osobných údajov (napr. pre účtovné, IT a marketingové služby), a prípadne iným osobám a inštitúciám v súlade s právnymi predpismi, najmä štátnym orgánom a iným orgánom verejnej správy na základe zákonnej povinnosti poskytnúť osobné údaje.
Ak sa v predmete zákazky (napr. v prekladanom dokumente) vyskytujú osobné údaje Zákazníka alebo tretích osôb, Spoločnosť má postavenie sprostredkovateľa takýchto osobných údajov a s osobnými údajmi nakladá výlučne podľa pokynov Zákazníka uvedených v zmluve so Zákazníkom. V takýchto prípadoch si Spoločnosť vyhradzuje právo preniesť osobné údaje uvedené v predmete zákazky na iného sprostredkovateľa, pričom zachová bezpečnosť týchto osobných údajov.
7. Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii
Spoločnosť nemá v úmysle preniesť osobné údaje do tretej krajiny mimo EÚ alebo medzinárodnej organizácii.
8. Obdobie uchovávania osobných údajov
Osobné údaje Zákazníka bude Spoločnosť uchovávať počas trvania zmluvy so Zákazníkom alebo 10 rokov od zavedenia osobných údajov Zákazníka do IS Spoločnosti. Po ukončení trvania zmluvy so Zákazníkom budú osobné údaje Zákazníka uchovávané s cieľom splnenia právnych povinností vyplývajúcich z príslušných zákonov (najmä v oblasti účtovnej a daňovej) a zároveň počas 10 rokov od realizácie poslednej zákazky z dôvodu vyššie uvedených oprávnených záujmov Spoločnosti.
9. Práva Zákazníka k spracúvaným osobným údajom
Zákazník môže uplatniť nasledujúce práva v súvislosti so svojimi osobnými údajmi u Spoločnosti, a to formou e‑mailu na adrese gdpr@aspena.cz:
- právo na prístup k osobným údajom,
- právo na opravu,
- právo na výmaz,
- právo obmedziť spracúvanie na určité obdobie,
- právo na prenosnosť,
- právo vzniesť námietku proti spracovaniu na základe oprávneného záujmu.
10. Právo odvolať súhlas
Ak je spracúvanie osobných údajov založené na súhlase, môže Zákazník tento súhlas kedykoľvek odvolať e‑mailom na adrese gdpr@aspena.cz.
11. Právo podať sťažnosť
Zákazník má právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov, ak sa domnieva, že spracovaním jeho osobných údajov bolo porušené nariadenie GDPR.
12. Zákonná/zmluvná požiadavka na poskytnutie osobných údajov
Poskytnutie osobných údajov Zákazníka je predovšetkým zmluvnou požiadavkou. Dôsledkom neposkytnutia osobných údajov Zákazníkom je neuzavretie zmluvy.
13. Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania
Osobné údaje Zákazníka nie sú predmetom automatizovaného rozhodovania ani profilovania.