Informovanosť pre dodávateľov podľa čl. 13 a 14 nariadenia GDPR
V súlade s čl. 13 a 14 nariadenia GDPR a na základe príslušného ustanovenia Zásad spracovania a ochrany súkromia a údajov (https://www.aspena.cz/Ochrana‑soukromi/) spoločnosť Aspena, s.r.o., IČO: 607 51 185, so sídlom Brno, Veveří, Gorkého 64/15, PSČ 602 00, zapísaná v obchodnom registri pod sp. zn. C 19243, vedenom Krajským súdom v Brne, ako prevádzkovateľ osobných údajov (ďalej len „Spoločnosť“), informuje dodávateľov, ktorí ponúkajú alebo poskytujú Spoločnosti tovar a služby (ďalej tiež „Dodávateľ“), o spracovaní osobných údajov:
1. Názov a kontaktné údaje Spoločnosti
Aspena, s.r.o., IČO: 607 51 185, so sídlom Brno, Veveří, Gorkého 64/15, PSČ 602 00, e‑mail: gdpr@aspena.cz.
2. Zodpovedná osoba pre ochranu údajov
Spoločnosť nie je povinná mať zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov.
3. Účely a právny základ spracovania osobných údajov
- Spoločnosť získava osobné údaje od Dodávateľa prostredníctvom e‑mailu alebo formulára na internetových stránkach spoločnosti.
- Spoločnosť spracúva zhromaždené osobné údaje Dodávateľa automatizovane aj manuálne.
- Za Dodávateľa, ktorého osobné údaje Spoločnosť spracúva v súlade s nariadením GDPR, sa môže považovať fyzická osoba:
a) ponúkajúca alebo poskytujúca Spoločnosti prekladateľské a tlmočnícke služby (ďalej „Zhotoviteľ“),
b) iná podnikajúca fyzická osoba (ďalej „Ostatný dodávateľ“), alebo
c) fyzická osoba oprávnená konať v mene právnickej osoby dodávateľa ad a) alebo ad b) (ďalej „Ostatný dodávateľ“).
3.1 Zhotoviteľ – účely a právny základ spracovania
Spoločnosť spracúva osobné údaje Zhotoviteľa v súlade s nariadením GDPR na nasledujúce účely, pričom postupuje na základe a v rámci právnych titulov na spracúvanie osobných údajov uvedených nižšie:
- plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je Zhotoviteľ – najmä identifikácia a kontaktovanie Zhotoviteľa, podmienky plnenia zmluvy, informácie potrebné na zmenu obsahu zmluvy, práva a povinnosti zo zodpovednosti za chyby (právny titul podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia GDPR),
- plnenie zákonných povinností Spoločnosti, ktorá je účtovnou jednotkou a daňovým subjektom, a z tohto dôvodu uchová doklady a účtovné dokumenty, ktoré môžu obsahovať osobné údaje Zhotoviteľa; ako aj plnenie zákonných povinností Spoločnosti vyplývajúcich zo zodpovednosti za chyby (čl. 6 písm. c) nariadenia GDPR),
- naplnenie oprávnených záujmov Spoločnosti – najmä súdne alebo mimosúdne vymáhanie pohľadávok voči Zhotoviteľovi, zasielanie newslettera Zhotoviteľovi, hodnotenie poskytovaných služieb Zhotoviteľa, nadväzujúci dopyt služieb Zhotoviteľa (čl. 6 písm. f) nariadenia GDPR).
3.2 Ostatný dodávateľ – účely a právny základ spracovania
Spoločnosť spracúva osobné údaje Ostatného dodávateľa v súlade s nariadením GDPR na nasledujúce účely, pričom postupuje na základe a v rámci právnych titulov na spracúvanie osobných údajov uvedených nižšie:
- plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je Ostatný dodávateľ – najmä identifikácia a kontaktovanie Ostatného dodávateľa, podmienky plnenia zmluvy, informácie potrebné na zmenu obsahu zmluvy, práva a povinnosti zo zodpovednosti za chyby (právny titul podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia GDPR),
- plnenie zákonných povinností Spoločnosti, ktorá je účtovnou jednotkou a daňovým subjektom, a z tohto dôvodu uchová doklady a účtovné dokumenty, ktoré môžu obsahovať osobné údaje Ostatného dodávateľa (čl. 6 písm. c) nariadenia GDPR),
- naplnenie oprávnených záujmov Spoločnosti – najmä súdne alebo mimosúdne vymáhanie pohľadávok voči Ostatným dodávateľom, hodnotenie poskytovaných služieb Ostatného dodávateľa, nadväzujúci dopyt služieb Ostatného dodávateľa (čl. 6 písm. f) nariadenia GDPR).
4. Oprávnené záujmy Spoločnosti
Spoločnosť pri spracúvaní osobných údajov využíva najmä tieto oprávnené záujmy:
- vzdelávanie – zasielanie newslettera Zhotoviteľovi na účely informovanosti a zvyšovania kvalifikácie,
- vymáhanie pohľadávok – súdne alebo mimosúdne vymáhanie prípadných pohľadávok voči Dodávateľovi,
- hodnotenie poskytovaných služieb Dodávateľa – vhodné nastavenie priority Zhotoviteľa, hodnotenie Dodávateľa s cieľom ochrany majetku Spoločnosti,
- nadväzujúci dopyt po službách Dodávateľa.
5. Príjemcovia osobných údajov
Spoločnosť si vyhradzuje právo sprístupniť osobné údaje Dodávateľa zamestnancom Spoločnosti, ak je to potrebné na plnenie ich pracovných povinností, a ďalej sprostredkovateľom, s ktorými má Spoločnosť uzatvorenú zmluvu o spracúvaní osobných údajov (napr. pre účtovné, IT a marketingové služby), a prípadne iným osobám a inštitúciám v súlade s právnymi predpismi, najmä štátnym orgánom a iným orgánom verejnej správy na základe zákonnej povinnosti poskytnúť osobné údaje.
6. Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii
Spoločnosť nemá v úmysle preniesť osobné údaje do tretej krajiny mimo EÚ alebo medzinárodnej organizácii.
7. Obdobie uchovávania osobných údajov
Osobné údaje Dodávateľa bude Spoločnosť uchovávať počas trvania zmluvy s Dodávateľom alebo 10 rokov od zavedenia osobných údajov Dodávateľa do IS Spoločnosti. Po ukončení trvania zmluvy s Dodávateľom budú osobné údaje Dodávateľa uchovávané s cieľom splnenia právnych povinností vyplývajúcich z príslušných zákonov (najmä v oblasti účtovnej a daňovej) a zároveň počas 10 rokov od ukončenia zmluvy s cieľom realizácie vyššie uvedených oprávnených záujmov Spoločnosti.
8. Práva Dodávateľa k spracúvaným osobným údajom
Dodávateľ môže uplatniť nasledujúce práva v súvislosti so svojimi osobnými údajmi u Spoločnosti, a to formou e‑mailu na adresu gdpr@aspena.cz:
- právo na prístup k osobným údajom,
- právo na opravu,
- právo na výmaz,
- právo obmedziť spracúvanie na určité obdobie,
- právo na prenosnosť,
- právo vzniesť námietku proti spracovaniu na základe oprávneného záujmu.
9. Právo odvolať súhlas
Ak je spracúvanie osobných údajov založené na súhlase, môže Dodávateľ tento súhlas kedykoľvek odvolať e‑mailom na adrese gdpr@aspena.cz.
10. Právo podať sťažnosť
Dodávateľ má právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov, ak sa domnieva, že spracovaním jeho osobných údajov bolo porušené nariadenie GDPR.
11. Zákonná/zmluvná požiadavka na poskytnutie osobných údajov
Poskytnutie osobných údajov Dodávateľa je predovšetkým zmluvnou požiadavkou. Dôsledkom neposkytnutia osobných údajov Dodávateľom je neuzavretie zmluvy.
12. Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania
Osobné údaje Dodávateľa nie sú predmetom automatizovaného rozhodovania ani profilovania.